営業代行の利用について

便利になった営業代行

文書管理システムと文書の電子化の障害

文書管理システムは非常に便利なシステムですし、どの企業でもどうしても必要なシステムであることはわかっていますが、それを現実に利用する場合には、文書の電子化がなかなか進まないということがあるようで、なぜかということを挙てみると、仕事の内容としては、紙に書いておかないと支障があるということや、従業員自体も電子化の意識が浸透できないということもあるようです。紙での作業のほうが今までしてきたことなので、安心してできるということで、紙にしないと安心できないという習慣的な意識が社員にもあるということでしょう。机の上に紙がないと仕事をした気持ちになれないということもあるかもしれません。これはシステムの問題ではなく、人の意識の問題ということになるだろうと思います。なかなか難しいのが人の思いということではないかと思います。

文書管理システムとスキルのレベル

文書管理システムは当然誰でも使えるようになっていくのが理想でしょうが、やはりある程度のITのスキルは必要になります。しかし企業には色々な人がいますので、誰でもがITスキルをある程度の基準まで持っているというのとは現実的に難しいということもあります。文書管理システムでは、どうしても最低限のITスキルは必要になり、それがない人が多いと文書管理自体が成り立たないということになります。そのスキルがない人に利用できない場合には、支障が出すぎるということにもなります。あとはそれらの人たちが努力をしてスキルを上げてくれるか、ベンダーがスキルがない人でも利用できるようなシステムを開発してくれるかということになりますが、そのようにシステムを導入してペーパーレス化できない現実の事情もあるということで、できるだけ使いやすいシステムの導入が必要になるということになります。

文書管理システムと整理の課題

文書管理システムを導入すると、全てうまく管理ができるということを考えますが、現実にはそのシステムにより、整理がつかなくなるということもあります。例えば管理するサーバは膨大な量のデータを保存できますので、紙の保存では強制的に破棄や整理をするので、一定量よりは増えないようにしていますし、それをしてきましたが、電子文書はそれをしなくても良くなり、それはそのまま文書が増大していくということになり、ますます整理ができなくなっていくということになる場合もあります。一元管理できず、必要な時に必要なファイルを呼び出せなくなっているという問題にもなります。そして管理がますます煩雑になり、効率的な管理ができないということになります。そのように整理ができるような文書管理システムを導入しないといけないということは注意すべきだろうと思います。

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